Von der Save-the-Date-Karte bis zu Dankeskarte: Euer Papeterie-Zeitplan in 6 Schritten

Eine Hochzeit zu planen bedeutet mehr als Location, Musik und Outfit auszuwählen. Auch die Papeterie spielt eine zentrale Rolle: Sie begleitet Euch von der ersten Ankündigung über die Hochzeitspapeterie auf Eurer Feier bis zur Dankeskarte nach der Hochzeit. Mit einem gut strukturierten Zeitplan behaltet Ihr den Überblick, produziert rechtzeitig und sorgt dafür, dass Save-the-Date, Einladungen & Co. alle Gäste pünktlich erreichen. Unsere Checkliste für die Papeterie zur Hochzeit zeigt, wie Ihr in sechs Schritten alles optimal plant. Wann Ihr die Save-the-Date-Karten verschicken solltet, wann die Hochzeitseinladungen versenden werden müssten und wie Ihr den perfekten Abschluss mit einer Dankeskarte plant.

Lerne die Expertin kennen

Ich bin Yvonne Schürmann, Content-Creator bei Einladungen-selbst-gestalten.de. Wir sind seit 2016 Experten im Gestalten individueller Einladungen für Hochzeiten, Geburtstage und alle anderen Arten von Feiern. Von Save-the-Date-Karten über Einladungskarten bis hin zu kreativen Details wie Festivalbändchen oder Bierdeckeln bieten wir kreative Vorlagen. Unsere Designs lassen sich direkt online personalisieren und sorgen für einen stimmigen, persönlichen und individuellen Auftritt Eurer Feier. Dabei legen wir großen Wert auf Qualität, schnelle Lieferzeiten und einen unkomplizierten Bestellprozess.

1. Save-the-Date-Karten: Der Auftakt Eurer Hochzeitspapeterie

Sobald die Freude über den Antrag verarbeitet ist und ein Hochzeitstermin feststeht, beginnt die Papeterie-Reise.

Die Save-the-Date-Karte ist der Auftakt Eurer Hochzeitspapeterie. Sie informiert Eure Gäste frühzeitig über das Datum. Lange bevor alles zuende geplant und alle Details feststehen. So kann sich jeder den Termin im Kalender notieren. Das ist besonders wichtig, damit Ihr all Eure Liebsten an Eurem wichtigen Tag bei Euch habt und sich alle diesen besonderen Tag freihalten.

Idealerweise verschickt Ihr die Save-the-Date-Karten etwa 9 bis 12 Monate vor dem geplanten Datum. Bei Destination Weddings oder Feiertagsterminen empfehlen wir sogar 1–1,5 Jahre im Voraus alle zu Informieren. So ist der Kalender Eurer Gäste noch weitgehend leer und Ihr gebt allen genug Vorlaufzeit, um Urlaub zu beantragen oder sich um Unterkünfte zu bemühen.

Inhaltlich reicht es vorerst, Datum, Ort (oder zumindest die Region) und einen Hinweis wie „Einladung folgt“ anzugeben. Bevor Ihr mit dem Design startet, solltet Ihr Euer Farbkonzept und Motto festlegen – so wirken alle Karten wie aus einem Guss.

Wer mag, kann also bereits bei den Save-the-Date-Karten, ein erstes Design-Element integrieren, das sich durch die gesamte Papeterie zieht – etwa eine Farbe, ein Symbol oder Euer Hochzeitslogo.

2. Hochzeitseinladungen: Das Herzstück Eurer Papeterie

Die Einladungskarte ist mehr als nur eine Infoquelle – sie ist Euer persönliches Herzstück der Hochzeitspapeterie. Sie vermittelt den Stil Eurer Feier und stimmt Eure Gäste auf die bevorstehende Hochzeitsfeier ein. Ob klassisch-elegant, modern, verspielt oder minimalistisch: Eure Einladung spiegelt Eure Persönlichkeit und Euren Stil der Hochzeit wider.

Wenn Ihr Save-the-Date-Karten verschickt habt, reicht es, die Einladungen ca. 3 bis 4 Monate vor der Hochzeit zu versenden. So bleibt Euch genug Puffer, falls Details (Ort, Uhrzeit, Dresscode) noch später hinzukommen.

Habt Ihr keine Save-the-Date-Karten verschickt, sollten die Einladungen früher rausgehen. Hierzu könnt Ihr die Vorschläge der Zeiten bei den Save-the-Date-Karten beachten.

Achtet dabei auf Vollständigkeit: Datum, Uhrzeit, Location, Dresscode, Geschenkewünsche und gegebenenfalls Infos zur Unterkunft oder Kinderbetreuung dürfen nicht fehlen. Auch eine Information für Zu- und Absagen sollte auf der Einladung zu finden sein.

Möchtet Ihr es etwas moderner und übersichtlicher haben kann auch ein QR-Code auf die Einladungskarte gedruckt werden die die Gäste auf Eure persönliche Hochzeitswebseite, beispielsweise von FeiPla, führen wo die Gäste alle Informationen immer parat haben und dort Ihre Zu- oder Absagen, Menüwünsche, oder gegebenenfalls Kinder oder Begleitungen mit Angeben können. So habt Ihr kein Zettelchaos oder Stress mit vielen Telefonaten und behaltet immer den Überblick – überall und jederzeit.

Auf Einladungen-selbst-gestalten.de findet Ihr viele liebevoll gestaltete Vorlagen, die Ihr direkt anpassen könnt. Ohne Vorkenntnisse im Bereich Design oder Grafik, könnt Ihr direkt loslegen. So spart Ihr Zeit und behaltet gleichzeitig die volle Kontrolle über Euer Design.

3. Antwortmöglichkeiten & Rückmeldungen: Plant mit Sicherheit

Gästeanzahl, Sitzplan, Menüwahl, Sonderwünsche – all das beeinflusst Eure Planung. Damit Ihr genau wisst, wer kommt und was beachtet werden muss, solltet Ihr Antwortmöglichkeiten bereitstellen oder eine digitale Rückmeldemöglichkeit anbieten. Gebt als Deadline für die Rückmeldung ein Datum mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit an.

Diese Phase hilft Euch enorm bei der Organisation: Nur so könnt Ihr dem Caterer die endgültige Teilnehmerzahl melden und Menükarten sowie Sitzplan rechtzeitig bestellen. Auch wie viele Tische es geben wird und wie viele Namenskarten oder Gastgeschenke vorbereitet werden müssten wisst Ihr ab diesem Zeitpunkt genau. Für die Sitzordnung ist dieser Schritt natürlich essenziell. Nutzt diesen Zeitraum, um letzte Details mit den Dienstleistern (Florist, Fotograf, DJ) zu klären. Mit einer gut geführten Papeterie-Checkliste behaltet Ihr den Überblick und vermeidet unnötige Hektik in der Endphase der Planung.

4. Papeterie für den Hochzeitstag: Vom Kirchenheft bis zur Menükarte

Jetzt wird es konkret: Sobald Ihr die finale Gästeliste habt, beginnt die Gestaltung der Papeterie für Euren Hochzeitstag.

Diese umfasst nicht nur klassische Menükarten oder Tischkarten – es steckt deutlich mehr dahinter, als man anfangs denkt. Ein durchdachtes Gesamtkonzept sorgt dafür, dass sich Eure Gäste bestens orientieren können und zugleich ein stimmiger Stil durch die gesamte Feier zieht.

Wir haben hier für Euch die wichtigsten Produkte der Hochzeitspapeterie aufgelistet. Zwei Monate vor der Hochzeit ist ein guter Zeitpunkt, um die Drucksachen zu finalisieren.

Wenn Ihr eine kirchliche Trauung plant, sollte über Kirchenhefte nachgedacht werden. Diese enthalten den Ablauf der Zeremonie und können darüber hinaus persönliche Texte, Liedtexte oder kleine Anekdoten über Euch als Paar enthalten. Das macht sie zu einem liebevollen Begleiter während der Trauung und oft auch zu einem schönen Andenken.

Sitzpläne sind eine organisatorische Schlüsselkomponente. Sie helfen Euren Gästen dabei die Plätze schnell zu finden, verhindern Chaos beim Eintreffen in den Saal und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. An den Tischen angekommen, übernehmen Tischkarten die Feinarbeit – kleine, liebevoll gestaltete Namensschilder, die Euren Stil aufgreifen und die Sitzordnung charmant umsetzen. Ergänzend dazu weisen Tischnummern nicht nur den Weg, sondern können auch gezielt als dekoratives Element eingesetzt werden, was perfekt zu Eurer restlichen Tischdeko passt.

Ein weiteres Highlight sind Menükarten: Sie bieten Euren Gästen einen kulinarischen Vorgeschmack auf das Hochzeitsessen und machen Lust auf die nächsten Gänge. Auch sie sollten optisch auf das Gesamtkonzept abgestimmt sein.

Plant ihr zusätzliche Stationen wie eine Fotobox, ein Gästebuch oder ein Buffet, könnt ihr auch passende Schilder gestalten – zum Beispiel mit Hinweisen oder kleinen Botschaften. Diese Elemente sollten stilistisch zur Einladung und der Location und Deko passen, damit ein harmonisches Gesamtbild entsteht. Denkt auch an Extras wie individuell gestaltete Flaschenetiketten, Aufkleber oder Dankesbotschaften auf den Gastgeschenken. Wenn Ihr DIY-Elemente einplant, startet frühzeitig, um nicht in Zeitdruck zu geraten.

5. Zwei Wochen vor der Hochzeit: Letzter Check & Papeterie-Feinschliff

Jetzt ist es so weit: Die Hochzeit steht kurz bevor und Eure Hochzeitspapeterie ist bereits komplett geplant, gestaltet und gedruckt – von den Einladungen bis zu den Menükarten. Doch bevor es in den Endspurt geht, lohnt sich ein letzter Blick auf die Details. Denn kleine Änderungen oder kurzfristige Gäste-Updates können auch jetzt noch relevant sein.

Habt Ihr alle Tischkarten? Stimmt der Sitzplan mit der finalen Gästeliste überein? Gibt es kurzfristige Änderungen beim Menü, die sich noch in den Menükarten widerspiegeln sollten? Falls Ihr etwas mit der Hand beschriftet (z. B. Notizen auf Tischkarten oder persönliche Worte auf Willkommensschildern), ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür dies umzusetzen.

All diese liebevollen Details runden Euer Hochzeitskonzept ab. Wenn alles vorbereitet ist, könnt Ihr die kommenden Tage etwas entspannter angehen und Euch auf das freuen, was wirklich zählt: Euer großer Tag.

6. Dankeskarten: Der stilvolle Abschluss

Nach dem Fest ist vor den Danksagungen. Eure Dankeskarten sollten etwa 4 bis 8 Wochen nach der Hochzeit bei Euren Gästen eintreffen. Nutzt diesen Moment, um Euch für Geschenke, Glückwünsche und die gemeinsame Zeit zu bedanken. Besonders schön wird es, wenn Ihr ein Foto vom Hochzeitstag integriert oder eine kleine Erinnerung beilegt, wie gemeinsame Bilder von der Feier die Ihr zusammen mit den jeweiligen Gästen mit hineinlegen könnt.

Gestaltet die Dankeskarte im gleichen Design wie die übrige Papeterie, das schafft einen gelungenen Abschluss. Persönliche Worte kommen immer gut an: Bedankt Euch bei Euren Gästen, besonders bei Trauzeugen, Eltern oder Helfern. Auch hier findet Ihr auf Einladungen-selbst-gestalten.de viele Design-Vorlagen, die Euch die Gestaltung erleichtern.

Fazit: Mit einem klaren Zeitplan entspannt durch die Papeterie-Planung

Von der Save-the-Date-Karte bis zur Dankeskarte begleitet Euch die Hochzeitspapeterie auf Eurer gesamten Planungsreise. Wenn Ihr die sechs Schritte unseres Zeitplans beherzigt, vermeidet Ihr Stress und genießt die Gestaltung. Mit ausreichend Vorlauf, einem klaren Designkonzept und einer guten Organisation wird Eure Papeterie nicht nur funktional, sondern auch ein echter Hingucker.

Wünscht Ihr Inspirationen und individuelle Designs? Dann könnt Ihr Eure Hochzeitseinladungen selbst gestalten – von klassisch bis modern, für jeden Stil und jedes Budget.

Euer Hochzeitspapeterie-Zeitplan in Kürze:

So behaltet Ihr Eure Timeline Hochzeitspapeterie immer im Blick und vergesst keinen wichtigen Punkt. Viel Spaß beim Planen!

Tipp: Wenn Ihr Eure Papeterie mit der kostenlosen FeiPla App verknüpft, können Gäste direkt online zu- oder absagen, Menüwünsche angeben oder Sonderinfos mitteilen. Den passenden QR-Code generiert Ihr einfach während der Gestaltung auf einladungen-selbst-gestalten.de oder später in der FeiPla App.